如何对付缺乏时间管理技巧的上司

2020-11-02 22:26 fabuyuan
2012-07-26

如果是你得到授权,而你的上司杂乱无章,那么你管理新的职责与工作可能会遇到某些挑战。本节提供一些建议,以处理不擅长时间管理的上司。当然你可以期待上司看了时间管理的书或是参加相关研讨会而有所改变,然而你无法控制上司会不会改变。不过,你可以跟上司一起处理效率问题,以改善状况。

有些上司是工作狂,不眠不休地工作,早到晚退,总是希望其他人也是一样。第十四天将讨论处理工作狂上司的策略。本节将协助你处理杂乱无章、拖延成性、或是无法推动计画的上司。

如果上司缺乏基本的时间管理技巧
以下是一些协助上司的诀窍:

‧建议公司或部门聘请时间管理顾问为各阶层员工召开研讨会,包括你的上司。这样你的上司就不会觉得只有他缺乏时间管理技巧,希望他也能从研讨会中获益。
‧继续展现你卓越的时间管理行为,让上司见贤思齐。不要让你的时间管理技巧降低到他的水準,继续有效率地执行,甚至改善你自己的效能。上司可能从你身上得到启发,变得更喜欢你。
‧如果你的公司定期举行技巧讲习会,建议将时间管理也列入讨论的焦点。如果公司或部门没有这样的讲习会,建议将时间管理列为其中一项议题,大家一起动脑如何改善生产力。如果可以的话,聘请外面的讲师与专业人士有助于大家踊跃出席,包括你的上司,以脑力激荡、教育训练与有趣的方式解决时间管理的问题。

如果你的上司杂乱无章

我们希望你的上司有个条理分明的助理,让他比较上轨道。但是如果你就是助理,或是上司没有条理影响到你的工作,请考虑以下的建议:

‧以各种方法传送备忘录或其他文件给上司。例如,除了在电子邮件以附加档案或是在内文传送资讯之外,也可以用传真、当面递交、或是邮寄纸本给上司做为备份。由于杂乱无章的人经常乱放东西或是掉东西,这样可以提高重要资讯以某种形式传给你上司的可能性。

‧建议在全部门举行「清理桌面日」,你的上司才不会觉得是针对他的没有条理。希望这样可以让他比较能够掌握每件东西放在哪里或是归档在哪里。

如果你的上司拖延成性

我们在第三天讨论过拖延的原因与可能的对策,不过那是针对个人的拖延。如果你不会拖延,但是上司会,那该如何?以下是几点建议:

‧经常有技巧地提醒上司,他应该优先处理什么,尤其是跟你的工作有关的事项,以免让他的拖延成为你的问题。以文字或口头小心地说:「你说什么时候要给我关于明天会议修改过的议程?」
‧提供协助以免看起来你在啰嗦:「下个月参加技术会议,关于我们的计画我有什么可以帮忙的吗?你要我去找什么资料,让旅行社可以进行妥善的规划?」
‧猜想为什么上司会拖延,看你能否解决这问题。例如,提出年度报告所需的资料不足,造成对于某项行动犹豫不决,因此拖延。

如果属下需要时间管理方面的协助

表面上,告诉属下必须改善时间管理技巧,似乎比指导杂乱无章的上司较容易。不过,其实没那么简单。任何批评都必须有技巧而且谨慎地处理,告诉某人他的时间管理很差,等于说他是差劲的员工。因此,如果你必须批评属下的时间管理技巧,请遵照恰当的企业规範提出工作上的回馈意见,也就是先给予讚美,像是:「你的电话礼貌非常好。我听到很多人称讚你,我们的客户打电话来求助,无论日夜,你都让他们觉得很自在。今天这样的人不多了,你天生有这种能力真的很棒。」避免说你的属下时间管理很差,这可能影响其他员工对他的印象。要将他不好的时间管理行为限定在某些具体事情上:「过去几个星期,你没有準时交这些报告。你认为背后的原因可能是什么?」避免属下陷入自我防卫的状态,而是要鼓励他跟你分享任何可能的资讯,以协助处理这状况。例如,也许一开始设定的期限就不切实际,或者他正在争取需要的资源,或是他有你不知道的私人问题。如果你知道的话,可能就将一些工作授权给其他人,或是修改期限。

如果你认为员工可以从时间管理研讨会得到收穫,可以由公司支付研讨会的费用,以鼓励他参加。推荐时间管理的书籍或文章,无论是一般或是特定的主题,像是目标设定、组织条理,或是工作与个人生活的均衡。

也许这位员工需要你或是其他同事更深入地监督他的进展,以察觉出时间的问题,并且早点处理较好。挑个时间你们重新讨论这问题,了解他处理这问题的进度如何。例如,「两星期后我们再开会,看看一个月后要交的新报告你做得如何」。

如果属下的时间管理技巧只是最近变得不好,要注意那可能是他的生活出了什么问题。像是父母或是小孩生病需要照顾、即将举行婚礼之类的重大事件、家人过世因此意志消沉、或是失恋。不必刺探员工的个人生活,让他知道你已经注意到他的低效率。无论这暂时的原因为何,建议他接受协助,以免他在公司的声誉无可挽救、或是部门的绩效低落而失去重要的业务。

本文摘自商周出版《从零效率到高效率》/作者:珍˙叶格博士

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